1. Rekisterinpitäjä Ilmatieteen laitos PL 503 (Erik Palménin aukio 1) 00101 HELSINKI puh. 029 539 1000 kirjaamo@fmi.fi 2. Rekisterin yhteyshenkilö Marjo Tolvanen marjo.tolvanen@fmi.fi

3. Tietosuojavastaava Jaana Palmunoksa puh. 029 539 2310 jaana.palmunoksa@fmi.fi 4. Rekisterin nimi JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalvelu

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset Ilmatieteen laitoksen tutkijoiden julkaisutietojen keruu, tilastointi ja raportointi.

6. Käsittelyn oikeusperuste Lakisääteinen velvollisuus. Laki ilmatieteen laitoksesta (212/2018), 2 §.

7. Rekisterin tietosisältö Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja: 1. Henkilönumero tallennettaessa organisaation tekijä -tietoja. (joko valtionhallinnon KIEKU-järjestelmän henkilönumero tai ei-palvelussuhteessa oleville ns. synteettinen henkilönumero) 2. Etunimet 3. Sukunimi 4. Aikaisemmat etunimet ja sukunimet 5. Sähköpostiosoite 6. Organisaatiosijainti/yksikkö 7. Organisaatiosijainti/ryhmä 8. Onko henkilö nykyinen työntekijä 9. ORCID -tutkijatunniste, vapaaehtoinen. ORCID (Open Researcher and Contributor ID) on tutkimusmaailmassa laajasti käytetty ja julkaisutoiminnassa usein vaadittu tutkijan henkilötunniste; ks. https://orcid.org. 10. Työsuhteen päättymispäivämäärä.

Justus -palvelun käyttäjästä eli julkaisun tallentajasta palveluun tallennetaan: 1. Etu- ja sukunimi 2. Organisaatio 3. Sähköpostiosoite 4. Käyttäjätunnus esim. Virtu 5. Lokitietoja palvelun käytöstä

Lisäksi JUSTUS-palvelun asiakasorganisaatiot voivat siirtää omista järjestelmistään JUSTUS-palveluun henkilöstönsä tietoja, joilla voidaan täydentää julkaisujen tekijätietoja. Asiakasorganisaation pääkäyttäjät voivat siirtää palveluun julkaisuja tekevästä henkilöstöstä seuraavia tietoja: 1. Etu- ja sukunimi 2. Organisaatiokohtainen yksilöivä tunniste 3. Organisaation alayksikkökoodi 4. ORCID-tutkijatunniste 5. Sähköposti

8. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot tulevat lähtökohtaisesti henkilöiltä itseltään tai Ilmatieteen laitoksen JUSTUS-pääkäyttäjältä. Henkilönumero on peräisin KIEKU-järjestelmästä (palvelussuhdetiedot). Organisaatiosijaintitieto on peräisin HelpNet-järjestelmästä (työnantajan ylläpitämä sisäinen puhelinluettelo).

9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät Tietojen vastaanottajat ovat yleisö ja tutkimusyhteisöjäsenet. Nimi- ja laitostieto sekä mahdollisesti organisaatioyksikkö- ja ORCID-tiedot ovat osa yksittäisten julkaisujen tietosisältöä ja siten useimmiten julkisia.

10. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tiedot siirtyvät Justuksen kautta esimerkiksi Tiedejatutkimus.fi- ja JUULI-julkaisutietopalveluun katsottaviksi globaalisti. Ks. kohta 15. Muu informaatio.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet JUSTUS-julkaisutietojen tallennuspalvelussa, Tiedejatutkimus.fi-palvelussa sekä JUULI-julkaisutietoportaalissa henkilötietoja suojataan asianmukaisesti teknisin ja hallinnollisin toimin luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä tietoja käsittelevien huolellinen valinta.

12. Henkilötietojen säilyttämisaika tai määrittämiskriteerit Julkaisuihin liittyviä henkilötietoja säilytetään toistaiseksi. Julkaisutietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään viisi vuotta käsittelyvuoden päättymisestä, tekijätietoja koskevia käsittelylokitietoja säilytetään kuusi kuukautta käsittelykuukauden päättymisestä.

Tietojen säilytysaika tai sen määrittämiskriteerit voidaan johtaa pakollisista, laissa säädetyistä säilytysajoista, IL:n tai valtionhallinnon ohjeista ja määräyksistä sekä käytännesäännöistä.

13. Rekisteröidyn oikeudet 1. Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä 2. Oikeus saada pääsy tietoihin 3. Oikeus oikaista tietoja 4. Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä 5. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä 6. Oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta 7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Oikeuksiasi voidaan rajoittaa tietyissä tilanteissa esimerkiksi organisaation lakisääteisen velvoitteen vuoksi.

Rekisteröidyn oikeudet ovat osittain riippuvaisia siitä, mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (kohta 6). Hankitaanko tiedot rekisteröidyltä itseltään vai saadaanko tiedot muualta.

Pyyntö on tehtävä osoitteeseen: kirjaamo@fmi.fi

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Puhelinvaihde: 029 566 6700 Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

15. Muu informaatio JUSTUS-palvelussa asiakasorganisaatiot päättävät julkaisutietojen luovuttamisesta JUSTUS-palvelusta eteenpäin VIRTA-julkaisutietopalveluun, jonka kautta tiedot siirtyvät osaksi opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaista julkaisutiedonkeruuta sekä Tiedejatutkimus.fi-palveluun ja JUULI-portaaliin. Organisaatioiden toimeksiantoihin perustuen tietoja voidaan luovuttaa myös muihin järjestelmiin. VIRTA-julkaistutietopalvelun tietojen käsittelytoimet on kuvattu erikseen VIRTA-julkaisutietopalvelun wikisivuilla (Tietojen käsittelyn kuvaus VIRTA-julkaisutietopalvelussa, https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=70194551).

Julkaisujen ja niiden tekijöiden tiedot näkyvät Tiedejatutkimus.fi-palvelun (https://www.tiedejatutkimus.fi) sekä JUULI-julkaisutietoportaalin kautta (https://juuli.fi/).

JUSTUS-palvelussa julkaisuihin liittyvien henkilötietojen tallennus- ja muokkausoikeudet ovat palveluun liittyneiden organisaatioiden nimeämillä pääkäyttäjillä.

Henkilötietojen käsittelijöitä ovat CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat ks. https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=30310801.

JUSTUS-palvelun kautta rivikäyttäjä voi myös rinnakkaistallentaa julkaisun Ilmatieteen laitoksen omaan julkaisuarkistoon HELDAssa. HELDA-julkaisuarkistoon on internetin kautta vapaa pääsy, sitä ylläpitää Helsingin yliopisto.

JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalvelu on CSC – Tieteen tietotekniikkakeskus Oy:lta ostettu palvelu.

Opetus- ja kulttuuriministeriön tutkimustietovarantoa koskeva tietosuojaseloste on nähtävänä täällä: https://tiedejatutkimus.fi/fi/privacy.